Top organisiert im Sekretariat von heute
Heutzutage ist die Wirtschaftlichkeit ein erheblicher Faktor im Büro. Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie die Schaltstelle zwischen Chef, Team und Kunden. Bei Ihnen laufen Informationen aus vielen Kanälen zusammen und wachsen immer mehr. In der Flut von Dokumenten, Dateien und E-Mails müssen Sie den Überblick über Aktivitäten und Vorgänge in Ihrem Aufgabengebiet und das Ihres Vorgesetzten behalten. Ihre Anforderungen im Sekretariat werden immer komplexer. Viele würden am liebsten einfach alles in den Papierkorb werfen! Doch dabei könnten wichtige Informationen verloren gehen. Es wird weniger Papier im Sekretariat, aber die elektronischen Nachrichten nehmen immer mehr zu. Die Daten sollen so schnell wie möglich für alle griffbereit auf dem Rechner, dem Tablet oder dem Smartphone sein – egal ob im Büro, im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise.
Inhalte
Informationsmanagement
- Wie kann ich die täglichen Informationsfluten schnell bewältigen?
- Das Sofort-Prinzip täglich anwenden.
- Ballast abwerfen
Arbeitsbereiche und Ablagesysteme
- Mit einem aufgeräumten Arbeitsplatz bekommen Sie einen Energieschub für Ihr Büro
- Die Wiedervorlage – aus den Augen aus dem Sinn und trotzdem nichts vergessen
- Die unendliche Zeitreserve: das passende Ablagesystem – anschließend finden Sie alles schnell wieder
Prozess- und Qualitätsmanagement
- Notizenmanagement in Papierform und digital
- E-Mail-Organisation
- Den Posteingang leer halten
- Systematisches Bearbeiten von E-Mails
- Ablagestruktur bei den E-Mails – auch mit mehreren Nutzern - Prozessabläufe optimieren durch Standards
Lernziele
- Sie lernen die Grundprinzipien zum professionellen managen im Assistenz- / Sekretariats-Büro. Dazu gehören: strukturierter arbeiten, Informationsfluten in Informationsflüsse verwandeln, die Arbeitsbereiche übersichtlich halten, die Ablagesysteme transparent anzulegen und der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln.
- Sie erkennen Schwachstellen in Ihrer Arbeitsorganisation und in der Ihres Chefs.
- Nach dem Seminar haben Sie Anregungen, um Reibungspunkte zu vermeiden, effizienter zu arbeiten und den Chef noch mehr zu entlasten.