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Fallstudie: „Ein Platz an der Wissens-Sonne“

Gut ausgebildete Mitarbeiter sind ein wesentlicher Faktor, um die Bedürfnisse anspruchsvoller Kunden weltweit zu erfüllen und sich als Unternehmen weiterzuentwickeln. Deshalb kommt es mehr denn je auf die professionelle Steuerung, Abwicklung und Dokumentation von Personalentwicklungsmaßnahmen an. Die Personalentwicklung bei WAREMA hat daher in einem objektiven Auswahlverfahren die Voraussetzungen für eine fundierte Entscheidung für eine passgenaue Learning-Management-Software geschaffen. Die bbw gGmbH unterstützte bei diesem Prozess als markenunabhängiger Partner und ermittelte eine Software, die alle Anforderungen des Unternehmens erfüllte. Wie und mit welchem Ergebnis, erklärt diese Fallstudie.

Ausgangssituation

Fallstudie Warema LogoAls führender Anbieter funktionsgerechter Sonnenschutzlösungen setzt WAREMA auf ein breites Angebot interner wie externer Schulungen, um das Wissen der 3.400 Mitarbeiter weltweit kontinuierlich auszubauen. Eine neue Software-Lösung sollte dazu beitragen, schulungsrelevante Personalentwicklungsprozesse wie Seminarangebot, An- und Abmeldung von Mitarbeitern, Teilnehmermanagement, Organisation von Seminarorten, Koordination von Trainern, Durchführung sowie Nachbereitung in Zukunft noch effizienter zu gestalten. Eine besondere Herausforderung war es hierbei, dass die Software gleichzeitig von der Abteilung Training Center zur effizienten Organisation von Schulungen für Fachhandelspartner genutzt werden sollte. Damit musste die neue Software den zentralen Anforderungen beider Abteilungen (Personalentwicklung und Training Center) genügen und gleichzeitig in die IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden.

Ziele

Die neue Softwarelösung sollte die Verantwortlichen aus den Bereichen Personalentwicklung und Training Center bei der standortübergreifenden Steuerung, Abwicklung und Dokumentation von Seminaren und Trainings unterstützen und zur Standardisierung der schulungsrelevanten Prozesse beitragen. Gleichzeitig sollte sie Führungskräften und Mitarbeitern die Möglichkeit geben, einen Überblick über eigene Seminaraktivitäten zu erhalten. Ziel der Beratung durch einen externen Partner war es, die Lösung zu identifizieren, die den höchsten Deckungsgrad mit den Anforderungen aufwies. Denn der Anbietermarkt von Seminarsoftware ist groß, unübersichtlich und intransparent. Hier galt es, maximale Transparenz – und damit Entscheidungs- und Investitionssicherheit – zu schaffen.

„Alle Anforderungen berücksichtigt, alle Prozessschritte definiert, alle Schnittstellen und Workflows erfasst – wir wissen, dass wir alle Eventualitäten bedacht und uns am Ende für die am besten für WAREMA geeignete Softwarelösung auf dem Markt entschieden haben!“

Katrin Tripps, Referentin Personalentwicklung

Vorgehensweise

Auf der Suche nach einer neuen Learning-Management-Software, die sämtliche Anforderungen an Funktionalität, Effizienz und Investitionssicherheit erfüllt, entschieden sich die Verantwortlichen von WAREMA, die bbw gGmbH als unabhängige Beratungsinstanz hinzuzuziehen. Das bbw als softwareunabhängiger Partner mit umfassender Expertise im Markt der Seminarsoftwarelösungen half WAREMA mit seiner Beratungsleistung, wertvolle Ressourcen zu sparen. Zugleich erhielten die Verantwortlichen die Sicherheit, tatsächlich eine geeignete Software einzuführen.

Die Experten des bbw stellten den Auswahlprozess auf eine systematische Grundlage. Anhand der bestehenden Prozesse und des individuellen Bedarfs des Unternehmens – aktuell wie künftig – sichteten und ergänzten sie das vorhandene Lastenheft, durchleuchteten das aktuelle Marktangebot auf eine passgenaue Lösung und schrieben die Vergabe der Lösung international aus. Die Angebote der Softwareanbieter wurden anschließend gesichtet und bewertet. Somit wurden die Verantwortlichen von WAREMA bei ihrem Entscheidungsprozess durchgängig unterstützt und konnten am Ende dieses Sichtungs- und Bewertungsprozesses eine fundierte Entscheidung treffen.

Das bbw unterstützte die Verantwortlichen von WAREMA auch bei der Entscheidungsvorbereitung, indem es eine Liste der passenden Anbieter mit Ansprechpartnern zur Verfügung stellte. Insgesamt ebneten diese Maßnahmen den Weg zu einer fundierten Entscheidung, bei der nichts dem Zufall überlassen wurde.

Ablauf

Als das bbw den Zuschlag als beratender Partner erhielt, war die Entscheidung für die künftige Learning-Management-Software noch nicht gefallen. Im Vorfeld hatten die Projektverantwortlichen bei WAREMA bereits verschiedene Anforderungen an ihre Software zusammengetragen und einen ersten Anforderungskatalog erstellt. In Zusammenarbeit mit den Beratern des bbw wurde dieses Lastenheft Schritt für Schritt verfeinert.

Zu den ersten Aufgaben der bbw-Experten zählte es, die Anforderungen an die Software inklusive der Schnittstellen genauer zu spezifizieren. Dies erfolgte in einem gemeinsamen Workshop, an dem neben einer Spezialistin für Seminarverwaltungssoftware des bbw auch Entscheider der Abteilungen Personalentwicklung, Training Center und IT von WAREMA teilnahmen. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse flossen in das erweiterte Lastenheft ein. Im gleichen Workshop wurden auch die zu unterstützenden Prozessschritte definiert. Gemeinsam erarbeiteten die Teilnehmer praktische Schritte für den Auswahlprozess und die Vorauswahl geeigneter Anbieter sowie für eine Bewertung der Angebote. Im Nachgang zum Workshop wurden die gewonnenen Ergebnisse dokumentiert. Auf Basis der Workshop-Ergebnisse wurde zudem der Anforderungskatalog finalisiert.

Die bbw Experten erstellten einen fundierten technischen Anforderungskatalog mit Definition der IT-Schnittstellen sowie Beschreibung der Workflows. Anhand dieser Anforderungen wurden die Anbieter identifiziert, die eine passende Software-Lösung für WAREMA im Programm hatten.

Als Abschluss dieses Beratungsprozesses erhielten die Verantwortlichen eine Aufstellung aller Software-Anbieter, welche die im Lastenheft definierten Anforderungen erfüllten - inklusive der jeweiligen Ansprechpartnern. Das bbw entwickelte zudem die Ausschreibung und die entsprechenden Begleitschreiben. Das Ausschreibungsverfahren, die Organisation der Anbieterpräsentation und die objektive Bewertung übernahm WAREMA.

Ergebnisse

  • Fundierte und unabhängige Beratung
  • Schaffung von Markttransparenz
  • Begleitung und Anbahnung des Entscheidungsprozesses
  • Schaffung von Investitionssicherheit
  • Vereinfachung der Entscheidungsfindung bei WAREMA

Fallstudie zum Download

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